新しい会社に転職、または新卒での入社、その時に礼儀として違う部署や同じ部署、今後お世話になる同僚や上司に送る挨拶メール。
どのような文章を送れば失礼にならないのか？
新卒であれば、中途入社よりもまだ許せてもらえる可能性はありますが、挨拶というのはどのような人物なのか、判断の基準になりやすいので最初でつまずきたくはないものすよね。
失敗しない挨拶メールのルールやマナー、例文を見て失敗をしないようにしましょう。
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話し言葉を書き言葉と一緒にしてはいけない！
意外と守れていないのが「話し言葉」と「聞き言葉」の使い分けです。
新入社員や若手社員なそは、話す時に使う感覚で、ビジネスの挨拶文章を書いてしまう人が多いと思います。
付き合いが長い同士だと特に問題はないのですが、まだ付き合いが浅い取引先、同僚、上司だと失礼になることも多いですね。
続いて取引先や、職場の上司を想定して、注意点や例文をを紹介していきます。
取引先に挨拶メールを送る文章
有限会社であれば「（有）〇〇」
株式会社であれば「（株）〇〇」「〇〇（株）」などの表記がありますが
メールや文書で送る場合は、省略をしてはいけない事になっています。
メールを送る文章の宛先として
営業二課
〇〇 〇〇様
と全てきちんと明記をするようにして下さい。
そして、相手が「課長」「部長」など、会社での肩書がある場合はきちんとつけること。
部署に挨拶メールを送る場合は「営業二課 御中」とつけます。
書き出しはどのように書いたら良い？
よく暑中見舞いの文章で「拝啓」「平素」「益々ご健勝のことと思います」などありますが、それはあくまで暑中見舞いだからです。
通常のビジネスとしての挨拶には不要のものなので、つけた方がいいのかな？とちょっと良い文章に感じるかもしれませんが、仕事をしているわけですから回りくどい長い文章は必要ありません。
「いつもたいへんお世話になっております」などで充分。
社内での挨拶メールはどのように書けばいいの？
同僚や上司に挨拶メールを送る場合は、
- 部署
- 日付
- 自分のフルネーム
- 今までなにを学んできたか
- 今後の意気込み
の順で文章を作るとスムーズで相手にも伝わりやすいでしょう。
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取引先に自分の存在を知らせる挨拶メールは？
例文として
あくまで例文になりますので、会社との付き合い、立場、環境に合わせて失礼のない文章に変えていけばよろしいかと思います。
絶対守るべきルール
最初でも言いましたが、伝わるからといって省略をしないことです。
これは、本社、支社、取引先、全て共通をしています。
会社名、部署名、肩書、名前、全てきちんと明記して下さい。
最後に
新入社員が気をつけるべき挨拶メール。
最初の印象は後々残るもの。
特にメールは、表情、声のトーンなどの情報は無く、文字だけ！！
相手が見えないからといって気を抜かないように注意しましょう。
日頃の業務で頻繁にメールを使用するという方は、これも読んでおけば安心。
